SEKRETARIS

Adm. Perkantoran identik dengan pelajaran menjadi seorang Sekretaris. Sekretaris berasal dari kata secretum (bahasa latin) yang artinya rahasia. Jadi yang dimaksud sekretaris adalah seseorang yang diberi kepercayaan untuk menjaga rahasia atau segala hal penting oleh pimpinan atau perusahaan. Sehingga salah satu tugas sekretaris adalah menjaga dan menyimpan rahasia pimpinan atau perusahaan. Sekretaris juga dapat diartikan sebagai seseorang yang tugasnya membantu dan meringankan beban tugas pimpinan. Jadi sekretaris dapat disebut pembantu pimpinan. Tugas-tugas sekretaris sangat penting,karena tanpa adanya sekretaris pimpinan akan merasa kesusahan dalam mengerjakan tugas-tugasnya. Jadi sangat salah orang yang beranggapan bahwa pekerjaan sekretaris adalah pekerjaan mudah. Pekerjaan sekretaris tidak dapat dianggap remeh dan mudah, karena membutuhkan keahlian dan keterampilan khusus yang dapat diperoleh dengan mengikuti jenjang pendidikan formal. Namun pendidikan formal saja tidaklah cukup untuk memperluas pengetahuan dan keterampilan dalam melaksanakan tugas kantor. Dan juga diperlukan latihan teknis dan pengalaman yang memadai, sehingga dapat memberikan pengarahan kepada anak buahnya. Pekerjaan yang diemban sekretaris disebut kesekretariatan. Sedangkan tempat kerja sekretaris disebut sekretariat. Sekretaris dibedakan menjadi 2 macam, yaitu :
1. Sekretaris Pribadi(SEKPRI), yaitu sekretaris yang tugasnya membantu seorang pimpinan dan tidak memiliki anak buah, contoh: Sekretaris Direktur.Sekretaris Manajer, Sekretaris Rektor, Sekretaris Menteri.
2. Sekretaris Eksekutif/Sekretaris Umum, yaitu sekretaris yang tugasnya membantu satu unit instansi/lebih dan memiliki anak buah, contoh: Sekretaris Wilayah, Sekretaris Yayasan, Sekretaris Negara, Sekretaris Direktorat Jendral.

Seorang sekretaris harus dapat mengerjakan tugas-tugas kantor misalnya surat menyurat, menelpon, mengetik, mengoperasikan komputer, kearsipan, korespondensi, dsb.

Tugas Sekretaris dapat dikelompokkan menjadi 4, yaitu:
1. Tugas Rutin
Tugas yang setiap hari dikerjakan,tanpa adanya perintah khusus dari pimpinan. Misalnya, membuka dan membuat konsep surat, mengetik, menelpon, menerima tamu, tata kearsipan dan korespondensi.
2. Tugas Khusus
Tugas yang memerlukan perintah khusus dari pimpinan atau membutuhkan pertimbangan dan pengalaman yang dimiliki sekretaris. Misalnya, membuat perjanjian mengirim faksimil.dsg.
3.Tugas Kreatif
Tugas yang muncul dari inisiatif atau pemikiran sekretaris itu sendiri.ini untuk mempermudah pekerjaan seorang pimpinan, contoh: menata tata ruang kantor, mengirimkan ucapan selamat.

Tugas untuk kerjasama
A. Kerjasama dengan dunia luar.
Sekretaris ditunjuk untuk melakukan kerjasama dengan perusahaan lain. Disini Sekretaris ditunjuk sebagai Contact Person, yaitu satu-satunya yang dapat dihubungi untuk berhubungan dengan pimpinan atau perusahaan.
B. Kerjasama di bidang Organisasi.
Merupakan hal yang paling utama, yaitu hubungan antara sekretaris dengan atasannya dan pekerjaannya. Sekretaris dituntut untuk mempermudah dan mengefektifkan pekerjaan atasan.

Adapun kegiatan sekretaris dalam organisasi, antara lain:
1. Dictation: Disini sekretaris dituntuk untuk dapat menulis dengan cepat saat di dekte
meskipun dapat menggunakan peralatan canggih.
2. Kalender Atasan: Sekretaris harus mampu menyusun jadwal kerja atasan, agar mudah dibaca. Adakalanya sekretaris mengingatkan atasan bilamana perlu.
3. Memproses Persiapan Perjalanan Pimpinan: Sekretaris harus mampu mempersiapkan segala keperluan perjalanan dinas pimpinan. Sekretaris harus tahu segala hal penting yang bsrhubungan dengan perjalanan dinas pimpinan.
4.Penampilan Kantor: Sekretaris harus mampu untuk mengatur tataruang kantor seorang pimpinan dengan baik agar tercipta kesan rapi, indah, efisien, sederhana, sehingga membuat tamu yang berkunjung berkesan. Karena ini merupakan gambaran perusahaan dalam menjalankan bisnisnya.
5.Menjaga Pintu: Sekretaris disini bertugas dalam pengambilan keputusan, siapa tamu yang diterima untuk bertemu dengan pimpinan, ditolak, dan disuruh menunggu. Dalam hal ini sebaiknya sekretaris berkomunikasi yang efektif dengan pimpinan sehingga dapat menangkap perspektif atasannya dengan benar.
6. Pekerjaan Rutin: Pekerjaan yang biasa dikerjakan sekretaris meliputi perencanaan, penjadwalan dan pengawasan jadwal yang baik. Agar efisiensi dan efektifitas tetap terjaga,sekretaris perlu memperhatikan kegiatan atasan.
7. Laporan: dalam membuat laporan sekretaris perlu melakukan riset. Namun tidak terbatas dengan riset saja, tetapi juga untuk laporan tahunan, laporan rapat, dan laporan produksi.
8. Rapat: Sekretaris perlu tahu bagaimana mempersiapkan penyelenggaraan rapat mulai dari persiapan, membuat undangan, mengatur tempat, mempersiapkan agenda dan laporan dan mempersiapkan pimpinannya untuk memimpin atau menghadiri suatu rapat, sampai mencatat hasil rapat.
9.Pengarsipan yaitu penyimpanan data-data penting misalnya surat masuk/surat keluar, memo dll yang isinya mengenai hubungan dan perjanjian dengan pihak lain, dapat berbentuk salinan/asli. Ini berfungsi untuk dapat menemukannya dalam waktu singkat.

Awal Awal Hehehe

Administrasi Perkantoran adalah kopetensi keahlian yang saya pelajari saat ini. Awalnya saya kurang faham apa itu administrasi perkantoran, yaa bermodal nilai yang mencukupi standar masuk Adm. Perkantoran ini saya mengambil keputusan untuk menduduki kursi program keahlian ini sebagai siswa SMK Negeri 6 Surakarta:).

Sekarang ini saya duduk di kelas XII, ada pembagian 3 kelas pada program keahliaan Adm. Perkantoran disekolahku, ada AP1, AP2, dan AP3 dari pertama MOS(Masa Orientasi Siswa) sampek sekarang aku dapet kelas di AP2 jadi sampek saat ini temenku yaa itu-itu aja-___- Tapi justru 3tahun barengan terus kekeluargaan kelasku menjadi baik, dalam hal mempelajari program keahlian kami pun berjalan dengan saling membantu satu dengan yang lain jika mengaalami kesulitan.

Banyak banget nih ilmu yang saya dapet dari program keahlian ini mulai dari surat, exel, ms. word, powerpoint, coreldraw, access, kas kecil, kearsipan, mengetik cepat, komunikasi telepon, dan banyak lagi deh.. pokoknya semua hal yang dilakuin oleh seorang Sekretaris dipelajari di program keahlian yang saya ikuti ini. Buat blog ini pun saya pelajari di progarm keahlian ini, masi awam nih pengetahuanku tentang blog, jadi maaf deh kalok blog ini amburadul hehehe^_^

Apa itu Adm. Perkantoran?

A. Pengertian Administrasi Perkantoran
    Dalam kepustakaan banyak dirumuskan definisi mengenai Administrasi Perkantoran
(Office Management) oleh para ahli. Dari banyak definisi-definisi tersebut dapat
dirangkumkan bahwa administrasi perkantoran merupakan rangkaian aktivitas
merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan
arah dan petunjuk), mengawasi, dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai
menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal.


B. Sasaran Kegiatan Adminitrasi Perkantoran
    Sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya adalah pekerjaan
perkantoran (0ffice work) Walaupun demikian, sasaran kegiatan Administrasi
Perkantoran sebenarnya lebih luas lagi cakupannya. Seperti yang disusun oleh Charles
Libbey adalah sebagai berikut :
1. Ruang perkantoran (Office Space)
   Ruang perkantoran meliputi Perkiraan kebutuhan ruang; Pemanasan dan peredaran
udara; Pendinginan udara; Pantulan suara; Lukisan; Fasilitas kebersihan; Ruang
pertemuan; faktor keselamatan; Pemindahan kantor; Perubahan-perubahan;
Pemeliharaan.

2. Komunikasi (Communication)
    Komunikasi meliputi Pengiriman surat; Pelayanan pesuruh; Pipa hantaran; Telepon;
Susunan kabel; Pendiktean telepon; Sisitem telepon antar kantor; Telegraf dan
pelayanan kawat; Telex; Faximiles; Papan pengumumman; Pelayanan terima tamu.

3. Kepegawaian Perkantoran (Office Personnel)
    Kepegawaian Perkantoran meliputi Pemilihan; Perkenalan; Latihan; Pengujian;
Kenaikan pangkat; Pergantian; sistem saran; Pengerahan pegawai; Keterlambatan;
persoalan mangkir; Wawancara pemberhentian; Fasilitas ruang makan siang;
Semangat kerjasama; Disiplin; Pensiun; Pengaduan.

4. Perabotan dan Perlengkapan (Furniture and Equipment)
    Perabotan dan perlengkapan meliputi Meja kerja; Kursi; Meja panjang; Perlengkapan
arsip; Ruang dan peti besi; Perabotan fungsional; Perabotan gudang; Pemeliharaan
dan perbaikan; Perlengkapan acuan; Lemari perbekalan dan penempatan rak; Cagak
Pakaian; Perabotan perpustakaan; Penilaian perlengkapan baru.

5. Peralatan dan Mesin (Appliances and Machines)
    Peralatan dan Mesin meliputi Mesintik; Mesin tambah; Mesin faktur; Mesin
pembukuan; Mesin hitung; Perlengkapan dikte; Perlengkapan kirim surat; Peralatan
terlihat (Visible applince); dan lain-lain perkantoran; Perlengkapan kebersihan;
Perlengkapan penggandaan; Pemeliharaan dan perbaikan; Penilaian peralatan dan
mesin baru.

6. Perbekalan dan Keperluan Tulis (Supplies and Stationary)
    Perbekalan dan keperluan tulis meliputi Barang-barang keperluan tulis; Kertas surat;
Formulir; Perbekalan kebersihan; perbekalan penggandaan; Penilaian perbekalan
baru.

7. Metode
    Metode meliputi pengolahan bahan keterangan; Penyelidikan perkantoran;
Pengukuran hasil kerja tulis; Penjadwalan prosedur rutin; Prosedur pembagaan;
(Charting procedures); Pemakaian film; Analisis statistik.

8. Warkat (Records)
    Warkat meliputi pengkoordinasian formulir; Perancangan formulir; Pelayanan surat-
menyurat; pola surat; Peninjauan surat-menyurat; Pusat pengetikan; (Typing rools);
Metode pelaporan; Penyelidikan; Penyingkiran warkat (Disposal of records);
Pembuatan mikrofilm; Jadwal penyimpanan; Praktek kearsipan dan penyimpanan.

9. Kontrol Pimpinan Pelaksana (Executive Controls)
    Kontrol pimpinan pelaksana meliputi Perencanaan organisasi; Pemusatan atau
pemencaran pelayanan; perencanaan anggaran; Perkiraan (Forecasting); Pedoman
petunjuk kerja; Koperensi; Latihan pemindahan tugas; Analisis tugas pekerjaan;
Pembakuan gaji.
    Namun selain yang di atas, ada dua pandangan mengenai pengertian administrasi yaitu
administrasi sebagai ilmu dan pengertian administrasi sebagai seni. Administrasi sebagai
ilmu (Science) atau ilmu terapan, karena kemanfaatannya dapat dirasakan apabila prinsip-
prinsip, rumus-rumus, dalil-dalil diterapkan untuk meningkatkan mutu pelbagai
kehidupan masyarakat, bangsa dan negara. Sedangkan administrasi sebagai seni (Art)
merupakan karya seseorang yang dipraktekkannya dengan baik yang diperolehnya dari
pengalaman tanpa sebelumnya mempelajari teori-teori administrasi. la berhasil dan
sukses melaksanakan tugasnya tanpa memperoleh pendidikan tentang teori-teori dan
asas-asas yang berkenaan dengan administrasi. Walaupun demikian ia memperoleh
kemahiran di dalam bidang administrasi berdasarkan pengalaman di dalam melaksanakan
tugasnya.

C. Penggolongan Administrasi Ditinjau dalam Kegiatan Operasionalnya.
    Didalam kegiatan operasionalnya secara umum administrasi dapat pula digolongkan atas:
1. Administrasi Negara
2. Administrasi Swasta (Perusahaan)
    Administrasi Negara, merupakan kegiatan dalam bidang kenegaraan, bertujuan
memberikan pelayanan kepada masyarakat. Sedangkan Administarasi Swasta
(Perusahaan) yaitu kegiatan yang dilakukan dalam bidang swasta atau niaga, dengan
usaha mencapai tujuan yaitu mencari keuntungan.
    Diantara Administrasi Negara dan Administrasi Swasta terdapat perbedaan dalam hal
sifat dan tujuannya. Administrasi Negara ruang lingkupnya lebih luas dan kompleks dari
pada Administrasi Swasta, karena menyangkut hubungannya dengan pelaksanaan
kebijaksanaan negara (pemerintah).